Personvernerklæring 2018-06-11T13:01:25+00:00

Personvernerklæring v.1.2 (30.05.2018)

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan OfficeLink samler inn og bruker personopplysninger.

OfficeLink, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Generell behandling av personopplysninger på www.officelink.no og alle andre nettsider og portaler som eies og drives av OfficeLink AS

Webredaktøren har det daglige ansvaret for OfficeLinks behandlinger av personopplysninger på våre portaler og løsninger, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

OfficeLink er selv databehandler, samt utvikler og vedlikeholder eget nettsted. Syse AS, IT Sjefen AS, Blix Solutions AS er våre driftsleverandører for våre portaler.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av serverdrift leverandøren. Det er kun OfficeLink som har tilgang til opplysningene som samles inn. Dersom ikke annet er opplyst i vilkårene for tjenesten som benyttes.

Peys.no

Peys er en betalingsløsning for kontantfrie arrangementer. Følgende data blir registrert og lagret: Navn på kontoeier, bruker av betalingsenhet (dersom dette legges til av bruker), e-post, mobiltelefonnummer, handelshistorikk, transaksjonshistorikk, betalingsenhetens id-nummer (eks. RFID armbånd) og besøkte arrangement. Kortdata er kryptert og ikke tilgjengelig for eier av ladeløsning eller eier av betalingsløsning.

Charge365.no

Charge365 er en betalingsløsning for lading av el og hybridbiler. Følgende data blir registrert og lagret: Navn på kontoeier, adresse, e-post, mobiltelefonnummer, handelshistorikk, transaksjonshistorikk, forhåndsgodkjente ladepunkter, ladehistorikk med forbruk og lokasjon. Kortdata er kryptert og ikke tilgjengelig for eier av ladeløsning eller eier av betalingsløsning.

Frontline/F-line

Frontline Systems er et kassasystem med flere tilleggsmoduler. Denne tjenesten er en tilleggsmodulene til kassasystemet hvor brukere registrerer seg for å bestille eller kjøpe varer via internett. Dette skjer gjennom en hjemmeside for pc, nettbrett eller mobiltelefon. Følgende data blir registrert og lagret: Kundenavn, adresse, e-post, mobiltelefonnummer, kommunikasjonshistorikk, handelshistorikk, transaksjonshistorikk, firmatilknytning og journaldata. Kortdata er kryptert og ikke tilgjengelig for eier av ladeløsning eller eier av betalingsløsning.

OfficeLink Merchant Unit

OfficeLink MU er en programvare som fjern-betjener en betalingsterminal. Ingen persondata håndteres i programvarens primærtjeneste. Følgende persondata blir registrert og lagret: Kontaktpersonens navn, e-post og mobiltelefonnummer

Nettstatistikk

OfficeLink samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på våre nettsider og portaler. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på våre nettsteder. Dette er et verktøy levert av Google inc. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra OfficeLink til andre aktører.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på våre nettsider:

  • Analyseverktøyet Google Analytics plasserer informasjonskapsler på din maskin. Beskrivelse av disse finner du nedenfor. Dette gjøres for at vi skal kunne samle inn statistikk.
  • Navn:Utma
    Kategori: Permanent
    Anvendes til: Identifikasjon av unike besøkende
    Lagringstid: Opptil 2 år
  • Navn:utmb
    Kategori: Session
    Anvendes til: Oppretholde og fortsette en brukers sesjon
    Lagringstid: For den enkelte brukersesjonNavn: utmc
    Kategori: Permanent
    Anvendes til: Å avgjøre om en ny brukersesjon skal opprettes eller ikke
    Lagringstid: Opptil 6 måneder
  • Navn:utmt
    Kategori: Session
    Anvendes til: Beregning av hastighet på nettsiden
    Lagringstid: For den enkelte brukersesjonNavn: utmz
    Kategori: Permanent
    Anvendes til: Lagring av referanse benyttet for å nå nettsiden
    Lagringstid: Opptil 6 måneder

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

 

Deling av innlegg på våre Facebooksider og kommentarfelt

Når du deler innlegg, legges informasjon inn der og da hos nettsamfunnet du velger. Hvordan det aktuelle nettsamfunnet håndterer dataene videre, reguleres av din avtale med nettsamfunnet. Informasjon om at du har delt et innlegg lagres imidlertid ikke hos oss.

Nyhetsbrev

OfficeLink sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. eMarketeer er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Saksbehandling og arkiv

OfficeLink bruker SuperOffice som CRM-system og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring elektronisk lagring av dokumenter. Respektive avdelingsledere følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i CRM- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av kunde og leverandørkontakt. Det skal ikke lagres sensitive persondata.

E-post og telefon

OfficeLink benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle våre arbeidsoppgaver. Avdelingslederen i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saks-/ordrebehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i firmaets CRM-system (SuperOffice) eller ERP-system (Visma Business) i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

OfficeLinks medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Våre logger utarbeides og forvaltes av Telenor Mobil og slettes etter deres regelsett og er innenfor GDPR regelsett. En databehandleravtale er inngått mellom Telenor og OfficeLink. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Besøk i OfficeLinks lokaler journalføres ikke, men deltakelse på arrangement i vår regi kan registreres for salgsfremmende aktiviteter.

Kamera i våre lokaler

Ved inngangspartiet på enkelte av våre lokaler og på sentrale plasser er det montert et kamera som gjør opptak. All kameraovervåking er varslet med oppslag og varslet Datatilsynet. Kameraovervåking er gjort med tanke på avdekke internt og eksternt svinn. Opptakene slettes automatisk etter 7 dager.

Opplysninger om ansatte

OfficeLink behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er administrerende direktør som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på firmaets nettsider.

Alle stillingssøknader blir arkivert. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er den respektive avdelingsleder som er ansvarlig for dette.

Unntak:

  • Alle stillingssøknader på ledernivå bevares.
  • Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal arkiveres. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. OfficeLink har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av OfficeLinks systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger OfficeLink ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: post@officelink.no

Telefon: +47 400 00 300

Postadresse: Postboks 796, 8001 BODØ